open/close

Zes tips: voorkom misverstanden met Incoterms

Incoterms zijn een zegen voor internationale goederenstromen. De Incoterm die in het contract tussen verkoper en koper is opgenomen, legt ondubbelzinnig vast wie verantwoordelijk is voor transport, verzekering, uitklaring en inklaring van de goederen. Toch blijkt in de praktijk dat de Incoterms niet altijd goed worden toegepast. Dat kan leiden tot vertragingen, extra kosten en soms een schadeclaim.

De Incoterms zijn een serie standaard afspraken over de rechten en plichten bij internationale goederenstromen. Door één van de in totaal elf Incoterms in het koopcontract op te nemen, leggen de verkoper en koper gezamenlijk vast wie verantwoordelijk is voor onder meer transport, verzekering, uitklaring en inklaring van de goederen. Gebruik van de wereldwijd geaccepteerde Incoterms - voluit International Commerce Terms - schept duidelijkheid voor alle betrokkenen in de keten en behoudt ondernemers voor valkuilen en claims.

 

De elf Incoterms kunnen worden verdeeld in vier categorieën:

  • E-terms: voor de verkoper gelden minimale verplichtingen; de koper haalt de goederen op en is verantwoordelijk voor laden, transport en export.
  • F-terms: de verkoper verzorgt het laden en voortransport, maar de koper organiseert het internationale transport en het natransport.
  • C-terms: de verkoper verzorgt nu ook het internationale transport, maar draagt niet de risico’s.
  • D-terms: de verkoper verzorgt het internationale transport en draagt ook de risico’s daarvan.


 

Download Incoterm

Misverstanden in de praktijk

Tot zover de theorie. In de praktijk blijkt ondanks het gebruik van Incoterms regelmatig verwarring te ontstaan over de wederzijdse rechten en plichten. De gevolgen kunnen groot zijn. Een discussie naar aanleiding van een incident tijdens het transport kan uitmonden in een financieel dispuut. En belangrijker is misschien de vertrouwensbreuk die ontstaat tussen de verkopende en kopende partij. Langjarige samenwerkingsrelaties kunnen daarop stuk lopen.

Welke Incoterm wordt gehanteerd, wordt bepaald door de kopende en verkopende partij. Cruciale vraag is wanneer het risico overgaat van de verkopende op de kopende partij. Het antwoord daarop is niet alleen relevant voor deze twee partijen, maar ook voor de andere schakels in de supply chain. Denk aan logistiek dienstverleners en douaneagenten. Hieronder volgen zes tips om misverstanden omtrent Incoterms te voorkomen.

Tip 1: Neem Incoterms op in een volwaardig koopcontract

Zoals gezegd zijn de Incoterms een serie standaard afspraken, maar ook niet meer dan dat. De Incoterms alleen vormen geen volwaardig verkoopcontract. Ze verschaffen bijvoorbeeld geen duidelijkheid over de prijs, over de betalingsmethode en over de betalingstermijn. Ze geven geen uitsluitsel als sprake is van contractbreuk. Incoterms zeggen alleen iets over transport, verzekering, uitklaring en inklaring.

Als tussen verkoper en koper overeenstemming bestaat over de te hanteren Incoterm, is het zaak die op te nemen in het koopcontract. Vermeld niet alleen de drieletterige afkorting, maar ook de versie van de Incoterms. De meest recente versie – Incoterms 2010 – is immers op verschillende punten gewijzigd ten opzichte van de vorige versie uit 2000. Zonder vermelding van de juiste versie kunnen misverstanden ontstaan.

Pas op voor inconsistenties tussen deze Incoterm en andere contractvoorwaarden. Het is in geval van incosistenties zeker niet zo dat de Incoterms per definitie bindend zijn. De lokale wetgeving moet uitsluitsel bieden op het moment dat in de contractvoorwaarden iets staat dat in tegenspraak is met de opgenomen Incoterm. In het koopcontract staat vaak genoemd van welk land de wetgeving geldt als sprake is van een dispuut.

Tip 2: Gebruik de juiste Incoterm voor de juiste goederen en modaliteit

Niet elke Incoterm is geschikt voor elke modaliteit. Vier van de elf Incoterms – FAS, FOB, CFR en CIF – zijn special opgesteld voor transport over water. Deze zijn met name geschikt voor bulkgoederen  Gebruik deze dus niet voor luchtvracht, wegtransport of railvervoer. De andere zeven Incoterms – EXW, FCA, CPT, CIP, DAT, DAP en DDP - zijn geschikt voor alle modaliteiten. Die verdienen dan ook de voorkeur bij goederenstromen waarin meerdere modaliteiten worden gebruikt.

Speciale aandacht is vereist voor goederen in zeecontainers. De neiging is soms groot om daarvoor de Incoterms te hanteren die zijn ontwikkeld voor transport over water. Het gaat immers om zeevracht. Deze Incoterms houden echter geen rekening met voor- en natransport, waardoor bedrijven onnodig risico’s lopen. Een voorbeeld is de Japanse tsunami in 2011, waardoor de containerterminal in Sendai is verwoest. Veel containers die op de kade gereed stonden voor verscheping, zijn daarbij verwoest. Exporterende bedrijven die de maritieme Incoterms zoals FOB of CIF hanteerden, werden verantwoordelijk gesteld voor verliezen die ze hadden kunnen vermijden.

Tip 3: Houd rekening met lokale voorkeuren en verplichtingen

Incoterms zijn internationaal geaccepteerde standaarden, maar toch kan de interpretatie en het gebruik per land verschillen. Sommige landen hebben een sterke voorkeur voor bepaalde Incoterms, andere landen schromen niet om hun voorkeur min of meer op te leggen. De Verenigde Staten hebben zelfs hun eigen set van afspraken, maar die worden lang niet zo breed geaccepteerd als de Incoterms. Om vertraging te voorkomen kan het verstandig zijn om rekening te houden met de voorkeuren in het land van de koper.

Met name bij de douaneafhandeling is het zaak om rekening te houden met lokale procedures. De Incoterm EXW (Ex Works) betekent bijvoorbeeld dat de verkoper minimale verplichtingen heeft en dus ook niet verantwoordelijk is voor uitklaring van goederen. Vaak wordt deze Incoterm toegepast zonder rekening te houden met het feit dat alleen de verkoper goederen mag uitklaren.

De omgekeerde situatie kan eveneens tot problemen leiden. De Incoterm DDP (Delivered Duty Paid) stelt dat de leverancier alles regelt, ook de inklaring in het land van bestemming. Alleen blijkt in de praktijk dat de leverancier de inklaring lang niet altijd kan verzorgen, zodat dit toch op conto van de afnemer komt. Dat kan vervelende financiële consequenties hebben. De afnemer moet bij inklaring immers de waarde van de goederen opgeven die in de factuur staat. Soms gebeurt het dat de leverancier de invoerrechten al in de factuurwaarde heeft opgenomen. Als de afnemer zich niet daarvan bewust is, bestaat de kans dat hij twee keer invoerrechten betaalt.

Tip 4: Zet de afgesproken Incoterm op de factuur

Zet de afgesproken Incoterm op de factuur, vrachtbrieven en andere verzenddocumenten. Dat voorkomt verwarring en misverstanden bij andere schakels in de supply chain. Met name bij douaneprocedures kan verwarring ontstaan als onbekend is welke Incoterm moet worden gehanteerd. 

Wat nu als onverhoopt geen Incoterm op de factuur staat? Een min of meer ongeschreven regel is dat de douaneagent dan EXW hanteert: de duurste denkbare variant. Om de invoerrechten te kunnen bepalen moet de agent in dat geval de transport- en verzekeringskosten bij de factuurwaarde optellen. Dat leidt dus tot onnodig hoge invoerrechten als die kosten eigenlijk al in het factuurbedrag zijn opgenomen. Of anders gezegd: over dat bedrag worden dan twee keer invoerrechten betaald. Achteraf kan dat worden gecorrigeerd, maar dat vergt veel tijd.

Tip 5: Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk de plaats van bestemming

Het vermelden van de juiste Incoterm (inclusief de versie) is meestal niet voldoende. Vaak moet de plaats van bestemming worden opgegeven, zoals bij DAT (Delivered At Terminal) of DAP (Deliverd At Place). Problemen ontstaan als deze plaats niet voldoende wordt gespecificeerd. Dat is bijvoorbeeld het geval als alleen de havenstad wordt genoemd: DAT Rotterdam. Wordt dan de kade bedoeld? Of een specifieke locatie op een containerterminal? Rotterdam is groot.

Misverstanden over de plaats van bestemming ontstaan vaak omdat de afspraken over Incoterms worden gemaakt door verkoop of inkoop: afdelingen die zich niet bewust zijn van de consequenties die een gebrekkige plaatsaanduiding kan opleveren. Belangrijk dus om deze afdelingen te wijzen op het belang van Incoterms. Ook om te voorkomen dat bijvoorbeeld verkoop vergeet de transportkosten in de offerte op te nemen, terwijl die wel moeten worden betaald.

Tip 6: Kijk goed naar de dekking van de verzekering

Bent u de kopende partij? Let dan goed op bij toepassing van de Incoterms CIF en CIP. Bij deze Incoterms regelt de verkoper de verzekering, maar draagt de koper de risico’s. De verkoper hoeft echter alleen maar een verzekering met minimale dekking af te sluiten. De vraag is of die dekking genoeg is om het volledige commerciële risico van de koper af te dekken. In de praktijk is dat vaak niet het geval. Wie meer garanties wil, zal daarover expliciet nadere afspraken moeten vastleggen in het koopcontract.

Wel of geen handtekening?

Stel u ontvangt een order waarbij volgens de gehanteerde Incoterm de klant het transport organiseert. Dat betekent in de praktijk vaak dat een externe vervoerder de goederen komt ophalen. Wat doet u als de chauffeur na het laden van de goederen om een handtekening op de CMR vraagt? Het is toch de kopende partij die als de handtekening moet zetten?

Veel verkopers zijn geneigd – vaak uit onschuld of uit onbekendheid met de Incoterms – om die handtekening te plaatsen. Doe dat niet. Door een handtekening te zetten, aanvaardt u meer aansprakelijkheid dan noodzakelijk is. Dat kan vervelende consequenties hebben.

 

Tip 7: Handel conform de afgesproken Incoterms

Een veel gemaakte fout is dat bedrijven anders handelen dan in de afgesproken Incoterm is vastgelegd. Voorbeeld: als in het contract CIF is opgenomen, regelt de leverancier het transport tot de haven in het land van bestemming. Het is echter de klant die de inklaring moet verzorgen. Als de leverancier dat ook doet, betaalt hij onnodig invoerrechten. Meestal gaat dat goed, maar onder druk ontstaan soms fouten.

Veel fouten ontstaan bij het gebruik van EXW (Ex Works ofwel Af Fabriek), de Incoterm met minimale verplichtingen voor de leverancier. In feite hoeft die de goederen alleen maar klaar te zetten in zijn eigen vestiging. De afnemer is immers verantwoordelijk voor het laden, transporteren en uitklaren van de goederen. Toch hebben veel leveranciers uit een vorm van klantvriendelijkheid de neiging om te helpen met laden of zelfs het transport naar de haven te verzorgen. Maar wat als de goederen daarbij kwijt of beschadigd raken? Volgens het contract is dat het risico van de kopende partij, maar die heeft niet de goederen geladen en getransporteerd. Dat kan tot flinke discussie leiden.

Tip 8: Controleer de andere partij op bekendheid met Incoterms

Dat Incoterms internationaal zijn erkend, betekent niet dat elk bedrijf ze kent. Als de tegenpartij niet tot in detail op de hoogte is van zijn rechten of plichten, ontstaat al snel een meningsverschil. Daarnaast bestaan er landen waarin bedrijven doorgaans wat vrijere interpretaties van de regelgeving hanteren en meer vertrouwen op hun improvisatievermogen. Ook al heeft u het recht aan uw zijde: op misvertanden of vertragingen in de goederenstromen zit niemand te wachten.

Zorg ervoor dat de andere partij zijn deel van de afspraken ook nakomt. Het inklaren van goederen bijvoorbeeld is in veel gevallen de verantwoordelijkheid van de afnemer. De leverancier hoeft voor geëxporteerde goederen geen BTW af te dragen omdat daarvoor het nultarief geldt. Maar als een exportzending na 150 dagen nog niet is afgemeld bij de douane - bijvoorbeeld door nalatigheid van de afnemer of een fout bij de inklaring - geldt alsnog het hoge BTW-tarief en krijgt de leverancier een naheffing.

Meer weten?

Op internet zijn veel overzichten van Incoterms te vinden, maar pas op: vaar niet blind op deze overzichten. Ze zijn niet meer dan een samenvatting van de afspraken die tot detail in uitgebreide handleidingen zijn vastgelegd. Wie onaangename verrassingen wil voorkomen, zal naar de volledige Incoterms moeten kijken.

Wie beheert de Incoterms?

De Incoterms worden ontwikkeld en beheerd door de International Chamber of Commerce (ICC). De eerste internationale afspraken zijn al in de jaren dertig van de vorige eeuw opgesteld. De laatste aanpassingen stammen uit 2010 en zijn sinds 1 januari 2011 van kracht. Deze versie is goedgekeurd door UNCITRAL, de commissie van de Verenigde Naties die zich bezighoudt met internationaal handelsrecht. Met andere woorden: de Incoterms zijn wereldwijd bekend en worden wereldwijd geaccepteerd.

 

Kijk voor meer informatie op www.iccwbo.org.

 

 


We maken gebruik van cookies om uw gebruikerservaring te verbeteren en om onze websitebezoeken bij te houden. Als u onze website bezoekt gaat u akkoord met het gebruik van onze cookies. Lees meer over ons cookie-beleid Close