open/close

Purchase Order Management: nu ook actief ondersteund in Nederland

Iedereen kent de verhalen: containers uit het Verre Oosten met goederen die te laat of niet in de juiste aantallen vanuit de fabrieken zijn verstuurd. Met Purchase Order Management biedt DSV meer grip op de inkomende goederenstromen uit het Verre Oosten. Het resultaat: minder vertragingen, lagere kosten en betere productbeschikbaarheid. “Met Purchase Order Management help DSV haar klanten de supply chain te optimaliseren.”

Nadat bedrijven een inkooporder hebben geplaatst in het Verre Oosten, blijft het vaak angstvallig stil. Of de leverancier daadwerkelijk op het afgesproken moment levert, blijft onduidelijk totdat de container op het schip staat. En als de container op het schip staat, is het nog altijd afwachten wat er precies in zit.

DSV biedt uitkomst met een nieuwe dienst: Purchase Order Management (POM). Als bedrijven hun inkooporders delen met DSV, nemen de control towers in Shanghai of Manilla het contact met de leveranciers over. DSV monitort de status van de orders en communiceert die met het bedrijf. “Op die manier bieden we onze klanten extra toegevoegde waarde op hun bedrijfsvoering”, vertelt Erik Jutte, business development manager bij DSV.

Kostenefficiënt

Met POM zijn niet alleen bedrijven beter geïnformeerd over de status van inkooporders, maar DSV ook. Omdat DSV eerder weet wanneer een inkooporder gereed is, kan uiterst kostenefficiënt de best passende transportoplossing worden georganiseerd.

“We houden rekening met - en plannen naar de uiterste datum dat goederen bij onze klant moet zijn geleverd. Stel dat een vracht later klaar is dan afgesproken. Dan kunnen we die misschien over het spoor, via de lucht of een combinatie van lucht en zee transporteren. Of we splitsen de inhoud van de container en laten een deel al eerder naar Europa komen”, verklaart Jutte. “Daarbij zijn we in een vroeg stadium in staat de orders te plannen en zodoende te consolideren. Dat scheelt aanmerkelijk in transportkosten”.

Drie varianten

DSV biedt Purchase Order Management in drie varianten aan. “PO Visibility” - de eerste variant krijgen klanten een bevestiging dat een order gereed is voor verzending en zijn de orders traceerbaar. Bij de tweede variant “PO Control” vindt daadwerkelijk een controleslag plaats. Is de order compleet? Welke artikelen en hoeveel bevat de order? Als klanten gaan voor de derde variant “PO Management”, neemt DSV het hele orderbeheer voor zijn rekening.

“Dan starten we drie weken voordat de order gereed moet zijn. Elke week nemen wij contact op met de leverancier om inzicht te krijgen in de status. Loopt alles nog volgens planning? Lukt het om de hele order op tijd te leveren? Wij geven niet alleen status op zendingsniveau, maar ook op artikelniveau.”

‘On time in full’

Met Purchase Order Management zet DSV de volgende stap in ontzorging van klanten. Een belangrijke rol daarin is weggelegd voor de twee control towers in Shanghai en Manilla. Die verzamelen alle orderinformatie en staan vervolgens weer in contact met alle andere DSV-vestigingen. “Wij kunnen daardoor eerder reageren op vertraging van een levering. De kans dat het ons toch nog lukt om vrachten ‘on time in full’ in Europa te krijgen, neemt daardoor aanzienlijk toe.”

Bijkomend voordeel: Purchase Order Management leidt tot minder discussies over de oorzaak van vertragingen. “En de kosten nemen af. Voorheen werd bij vertraging vaak een hele vracht op het vliegtuig gezet. Nu kunnen we in overleg met klanten en met leveranciers veel beter anticiperen op vertragingen, waardoor misschien maar een deel door de lucht moet.”

Leveranciers beoordelen

DSV heeft Purchase Order Management al geïmplementeerd bij een aantal klanten. Met succes, stelt Jutte. “Door integratie van activiteiten hebben we deze dienst nog verder kunnen verbeteren. Uniek is dat we nu via onze portal stuurinformatie over inkooporders en leveranciers kunnen aanbieden. Klanten kunnen analyseren welke leveranciers steevast te laat of te weinig leveren. Dat stelt hen in staat om hun supply chain verder te optimaliseren.”