Maak uw bedrijf in vijf stappen klaar voor de Brexit

Terwijl de besluiteloosheid in Londen blijft voortduren, bereidt DSV zich voor op het slechtste scenario: een harde Brexit. Mike van Beurden, Customs Manager bij DSV, roept ook klanten op om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen. Hij heeft daarvoor een checklist met vijf stappen opgesteld. “Wie die stappen niet zet, staat bij de eerste boeking na een Brexit per definitie stil.”

Eén ding staat vast, of het nu uitdraait op een harde of zachte Brexit: vroeg of laat zullen zendingen naar het Verenigd Koninkrijk vergezeld moeten worden van een douaneaangifte. “Misschien krijgen we een transitieperiode tot 2021 waarin alles nog bij het oude blijft. Maar daarna zullen bedrijven voor zendingen naar het Verenigd Koninkrijk toch echt douaneaangiftes moeten indienen. Dat gaat hoe dan ook gebeuren”, stelt Mike van Beurden, verantwoordelijk voor de douaneactiviteiten van DSV in Nederland.

DSV bereidt zich bedrijfsbreed voor op een harde Brexit. Van Beurden en zijn collega’s in binnen- en buitenland volgen de ontwikkelingen op de voet en hebben hun systemen zo goed mogelijk in gereedheid gebracht. De Brexit-teams in de belangrijkste landen overleggen wekelijks met elkaar om kennis, ervaring en tips moet elkaar te delen. Alle teams zijn uitgebreid met extra douanespecialisten. “Wij kunnen heel veel met systemen regelen, maar uiteindelijk hebben we specialisten nodig die achter de knoppen van die systemen zitten en douaneaangiftes opstellen”, verklaart Van Beurden.

Voorbereiding is noodzakelijk

Deze voorbereidingen zijn noodzakelijk. “Als we dat niet doen, lopen bij een harde Brexit onze zendingen naar het Verenigd Koninkrijk onherroepelijk vast. Dan kunnen we niet de service en de kwaliteit leveren die klanten verwachten”, aldus Van Beurden, die eraan toevoegt dat het niet meer helpt om nu nog snel extra voorraden in het Verenigd Koninkrijk neer te leggen. “Opslagruimte is nauwelijks meer beschikbaar. Onze eigen warehouses zitten helemaal vol.”

Hij benadrukt dat geen enkele voorbereiding, hoe grondig die ook is, de garantie biedt op een feilloze operatie. “Helaas hebben we niet alles in de hand. Verschillende externe factoren kunnen leiden tot langere doorlooptijden dan gebruikelijk. Denk aan de systemen van de douaneautoriteiten die bestand moeten zijn tegen de verwachte piekbelasting. Of aan extra controles van trailers en containers. Onlangs nog kampten we met uren vertraging bij de Kanaaltunnel omdat de Franse douanebeambten staakten.”

Checklist met vijf stappen

Van Beurden betwijfelt of alle klanten zijn voorbereid op de Brexit. DSV verstuurt nieuwsbrieven en organiseert seminars over de Brexit. Alle klanten waarvan bekend is dat ze goederen verzenden naar het Verenigd Koninkrijk, zijn aangeschreven met het advies om maatregelen te treffen. De respons is gering. “Dat betekent dat het gros van de bedrijven zich nog niet in de problematiek heeft verdiept, niet de kennis heeft om de maatregelen te treffen of verwacht dat de storm wel overwaait.”

Dat is zorgelijk, stelt Van Beurden. “Wij kunnen voor onze klanten de exportaangiftes in de Europese Unie en de importaangiftes in het Verengd Koninkrijk verzorgen, maar alleen als ze zelf een paar zaken hebben geregeld. Natuurlijk kunnen wij ze daarbij helpen”, aldus de douanespecialist, die verwijst naar een checklist van DSV. De belangrijkste stappen op die checklist:

 

  1. Vraag een EORI-nummer aan. Een EORI-nummer is het nummer waaronder bedrijven geregistreerd zijn bij de douaneautoriteiten. Bedrijven die niet zijn geregistreerd, kunnen geen aangifte indienen. “Klanten moeten als eigenaar van de goederen zelf dat EORI-nummer aanvragen, dat kunnen wij niet voor hen doen”, zegt Van Beurden.

  2. Verstrek DSV een machtiging. DSV kan voor klanten alle douaneformaliteiten afhandelen, maar alleen als we als DSV daartoe gemachtigd zijn. “Alle klanten die zaken doen met het Verenigd Koninkrijk, hebben we om een machtiging gevraagd. Zonder die machtiging kunnen we niet namens hen optreden.

  3. Zorg voor een commerciële factuur. Een gewone verkoopfactuur volstaat om aan de BTW-verplichtingen te voldoen, maar bevat niet alle informatie die nodig is voor een douaneaangifte. Daarom moet elke exportzending vergezeld worden van een commerciële factuur met onder meer het classificatienummer en het land van oorsprong van de goederen. “Wij kunnen klanten aangeven wat precies op die commerciële factuur moet staan”, weet Van Beurden.

  4. Vraag een BTW-registratie aan. Bedrijven die goederen importeren in Nederland , moeten een BTW-registratie in de Nederland hebben. Als deze bedrijven ook de importeur in het Verenigd Koninkrijk zijn, is ook daar een BTW-registratie nodig. “Onze collega’s van DSV UK kunnen daarbij helpen”, stelt Van Beurden.

  5. Classificeer alle exportgoederen. Alle goederen die worden geëxporteerd, moeten worden geclassificeerd zodat eenduidig is vastgelegd om wat voor soort goederen het gaat. De classificatie is onder meer bepalend voor importheffingen. “Natuurlijk kunnen wij klanten daarbij helpen, maar zij hebben de productkennis.”

Van Beurden benadrukt dat niemand volledig voorbereid kan zijn op de Brexit, simpelweg omdat onduidelijk is hoe een en ander straks geregeld is. “Maar deze vijf maatregelen zijn wel het minste wat bedrijven kunnen doen. Als bedrijven na een Brexit eerst nog een EORI-nummer moeten aanvragen, staan ze meteen op achterstand. Vanaf de eerste boeking staat de zaak dan direct stil. Volledig onnodig.”